A descrição arquivística, de acordo com as bases teóricas que subsidiaram a elaboração da ISAD(G) e da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE), deve ser realizada de forma multinível, com o objetivo de representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo de arquivo e suas partes (as suas divisões internas). Assim, as normas definem níveis de descrição para representar o contexto hierárquico dos documentos arquivísticos.
No arranjo construído na UFPA, se tomou como base a estrutura da NOBRADE com ajustes de nomenclatura e inserções de níveis de descrição que foram necessários para realizar a representação hierárquica, do geral para o específico, respeitando a estrutura dos instrumentos de classificação, conforme a Figura 1.
Figura 1 – Níveis de Descrição no Arranjo do Fundo UFPA, adaptado da NOBRADE.
Fonte: Arquivo Central, 2023.
É necessário explicar ao pesquisador que a preferência pelas nomenclaturas apresentadas nos níveis 3, 3.5, 4 e 4.5, se deu por serem as mesmas existentes no Código de Classificação de Documentos das Atividades Meio da Administração Pública Federal do Poder Executivo, e que é seguida também para o Código de Classificação de Documentos das Atividades Fim das Instituições Federais de Ensino Superior.
Quanto à inserção dos níveis 5 e 5.5, foi necessária para representar a hierarquia de alguns códigos de classificação que não seriam alcançados pelos níveis oficiais da NOBRADE, como no exemplo apresentado na Figura 2.
Figura 2 - Exemplo da aplicação dos níveis de descrição no fundo UFPA
Fonte: Arquivo Central, 2023.
Assim, são 7 os níveis de descrição do arranjo construído para o fundo UFPA, porém, como eles estão baseados na estrutura organizacional e nos códigos de classificação já mencionados, haverá casos em que alguns níveis não serão contemplados, a depender da complexidade organizacional das seções e dos códigos em que estão classificados os documentos.
Por fim, salienta-se que o sistema de arranjo apresentado é de uso exclusivo para o contexto dos conjuntos documentais do fundo UFPA.
Glossário
Acervo da Entidade Custodiadora
Acervo da entidade responsável pela custódia e acesso ao mesmo.
Acervo da Subunidade Custodiadora
Acervo de uma subunidade da entidade custodiadora, responsável pela custódia e acesso ao mesmo.
Coleção
Conjunto de documentos com características comuns, reunidos intencionalmente.
Dossiê
Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por assunto.
Fundo
Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a um arquivo.
Item documental
Documento que compõe dossiê ou processo.
Processo
Unidade de arquivamento constituída de documentos oficialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa.
Seção
Subdivisão da estrutura hierarquizada de organização que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo ou coleção, em geral reunindo documentos produzidos e acumulados por unidade(s) administrativa(s) com competências específicas, também chamada grupo ou subfundo.
Série
Subdivisão da estrutura hierarquizada de organização de um fundo ou coleção que corresponde a uma sequência de documentos relativos à mesma função, atividade, tipo documental ou assunto.
Subseção
Subdivisão da seção.
Subsérie
Subdivisão da série.
BRASIL. Arquivo Nacional. Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos. Dicionário Brasileira de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (85-7009-075-7). Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/dicionrio_de_terminologia_arquivistica.pdf. Acesso em: 29 maio 2024.